Cahier des charges : formaliser le site de vos rêves

Cahier des charges - étapes préalable conception site web

Vous souhaitez créer le site de votre société ? Par où commencer ? Que faut-il préparer avant d’appeler un prestataire ? Certaines étapes préalables sont incontournables. Elles doivent aboutir à la rédaction d’un cahier des charges, support essentiel pour définir ce que vous souhaitez obtenir et non ce que le prestataire veut vous faire.

Ce précieux écrit fait partie des documents contractuels : sa rédaction n’est donc pas anodine… Le rôle de ce cahier des charges est de :

  • présenter avec précision votre projet aux prestataires,
  • sélectionner celui à qui vous allez confier votre projet après la réception des propositions,
  • valider les livraisons intermédiaires et finale du site.

Le cahier des charges est un « fil conducteur » du projet de votre site. Ne vous lancez pas directement dans sa rédaction : posez-vous d’abord  les bonnes questions.

Présenter l’entreprise et son contexte

Les prestataires ne connaissent pas forcément votre entreprise (interne) et son environnement (externe), votre stratégie marketing et ses objectifs à moyen  terme. Commencez par un rapide tour d’horizon pour que les prestataires puissent vous conseiller en fonction de votre contexte.

Pour vous, c’est aussi une manière de vous plonger dans le projet en ayant en tête la réalité de votre entreprise.

Définir le projet et ses objectifs

Pourquoi voulez-vous créer le site de votre entreprise ? Est-ce vraiment nécessaire ? Vous faut-il simplement une page Facebook ?

Rien ne sert de courir, il faut partir à temps. La première étape de la création d’un site Web est de se poser les bonnes questions :

  • Pourquoi avez-vous besoin d’un site Internet ? Pour présenter l’entreprise, faire connaître vos produits et vos marques ?
  • Qui sont vos cibles ? Qui voulez-vous informer ? À qui voulez-vous vendre ?
  • Comment allez-vous positionner votre site ? Vos produits ? Vos services ?
  • Où allez-vous vendre ? En local, en France, en Europe ou à l’international ?
  • Quelle technologie pour votre site ? Un CMS comme WordPress, Joomla ! Prestashop ou Magento ? Ou un site développé ?
  • Qui va écrire les contenus pour la création du site, puis pour la stratégie Inbound ? Quels sont les mots-clés à utiliser ? Faut-il déléguer ce travail en interne ou auprès du prestataire retenu pour le site ? Ou à un autre prestataire spécialisé dans ce domaine ?
  • Etc.

Toutes ces questions ont pour but de vous aider à définir votre projet pour ensuite, bien choisir vos prestataires en fonction de votre budget, des ressources nécessaires (hébergement, serveur, développements, visuels, etc.) et de la complexité du projet.

Après ce temps de réflexion (qu’il vaut mieux partager avec les autres membres de l’équipe) , il est nécessaire de poser vos choix dans un document qu’on nomme « cahier des charges ».

Sélectionner un prestataire

Le choix de ce dernier relève de plusieurs facteurs :

  • L’importance de votre site comme support de votre stratégie d’entreprise,
  • Votre budget,
  • La complexité de votre projet,
  • Vos connaissances ou celles de vos collaborateurs pour suivre le projet et assurer sa continuité,
  • La durée du projet,
  • La disponibilité et la capacité d’écoute de vos besoins,
  • Etc.

Bref, le choix du prestataire est stratégique !

Plus votre projet va être complexe, plus vous avez intérêt à vous tourner vers une agence structurée pouvant justifier de la qualité de ses réalisations et de ses compétences. En contrepartie, plus vous aurez besoin de panel large d’expertises, plus le tarif sera élevé !

Notez dans votre cahier des charges vos attentes envers le prestataire qui sera retenu et nommez l’interlocuteur interne qui suivra le projet et garantira sa bonne exécution dans les délais définis.

Choisir d’un hébergement

  • Quel hébergeur choisir ? Comment le choisir ?
  • Pour cette dernière question, il y a deux critères :
  • La performance technique proposée (vitesse du site, trafic, charge, domiciliation du serveur, etc.)
  • La qualité du support : temps et qualité des réponses, notices explicatives, etc.

Là encore, il s’agit d’un choix stratégique.

Pour exemple, nous avons cessé de travailler avec OVH parce que nous avons jugé la qualité de support déplorable et les pratiques commerciales douteuses. Aujourd’hui, nous travaillons essentiellement avec 02switch pour les projets standards. La qualité du support est irréprochable : les temps de réponse même les week-ends et jours fériés sont de quelques minutes à 1 heure. Ils sont agréables, pédagogues et ont un sens développé du service Client.

Le choix de l’hébergeur fait partie de votre cahier des charges. Vous devez aussi formuler vos attentes dans ce domaine, même si vous n’avez aucune connaissance technique sur le sujet.

Dessiner l’architecture et les pages de contenus

À quoi va ressembler votre site ? Dessinez la maquette de votre site et de ses pages (wireframes), écrivez les contenus, définissez les visuels et listez les champs obligatoires de la base de données. Chaque élément décrit dans le cahier des charges doit être validé ensuite par le prestataire retenu. 

Prévoir les interfaçages éventuels

Votre site comporte-t-il une inscription à une newsletter ? Un formulaire de contact ? Un formulaire commercial ? Un document à télécharger ?

Ne perdez pas les données fournies par les internautes ! Prévoyez dès la préparation du cahier des charges ce qu’il faut interfacer avec votre logiciel de gestion commerciale, votre prestataire de livraison, votre prestataire de gestion de campagnes Emailing, etc.

Intégrer des contenus rédactionnels

Selon ce que vous souhaitez définir dans votre cahier des charges et votre contrat avec le prestataire, vous allez fournir ou non les contenus Texte et visuels du site. Ce sera aussi peut-être vous qui les intégrerez dans la site selon votre niveau de compétences dans le CMS retenu et en matière de rédaction optimisée.

Attention, le contenu rédactionnel de votre site va impacter son référencement et ses performances commerciales (générer des leads). C’est aussi une activité qui prend du temps et de l’énergie.

Si la rédaction SEO ne fait pas partie de votre expertise, mieux vaut déléguer cette activité à l’agence retenue ou un freelance spécialisé.

Sachez que vous pouvez aussi, en particulier pour le catalogue de vos produits, créer un fichier d’export de type Excel que l’agence pourra injecter dans la base Produits de votre site.

Optimiser techniquement le site

Quitte à investir dans un site, autant qu’il soit performant en matière de référencement. Vous créez un site pour votre visibilité : il est préférable que cet objectif soit rempli par un site SEO friendly.

Selon votre marché et son niveau de concurrence, il va falloir que l’indexation de votre site dans les moteurs de recherche soit optimale en particulier pour certaines expressions de recherche utilisées par vos cibles.

Généralement, une optimisation technique du site soutenue par une stratégie de contenus rédactionnels pertinents permet d’obtenir de bons résultats en termes de positionnement sur les moteurs de recherche, et ce sans avoir recours à du SEA (référencement payant – utilisation de publicité).

Rédiger le cahier des charges

Voilà, vous avez répondu aux questions essentielles. Ensuite, il est préférable de faire une réunion avec les responsables des services ou domaines de l’entreprise impactés par le projet : commercial, informatique, marketing, etc.

Le but de cette réunion est d’avoir l’avis et surtout le consentement de chacun sur votre projet tant dans son design que dans ses fonctionnalités :

  • Les formulaires permettent-ils aux commerciaux de prendre contact avec les prospects ? Quelles sont les informations à ajouter ou à supprimer ?
  • Les formulaires requièrent-ils des informations inutiles ?
  • Le prospect a-t-il toutes les informations pour procéder à un achat ?
  • Les intégrations de données dans le logiciel de gestion sont-elles pertinentes et correctes ? Quelles manipulations vont-elles demander ?
  • Avez-vous la logistique pour gérer l’afflux de commandes ?
  • Avez –vous le personnel disponible pour répondre aux demandes et aux questions ?

L’autre aspect de cette réunion est l’adhésion des collaborateurs à ce projet.

Après cette ou ces réunions de concertation, vous aurez tous les éléments nécessaires pour rédiger un cahier des charges précis et clair sur le projet.

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